CBN BATULICIN – Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu memperkenalkan inovasi baru berupa Sistem Pencarian Arsip Online (SIMPAN), sebuah langkah strategis untuk mempermudah pencarian dan pengelolaan dokumen secara efektif. Inovasi ini diluncurkan sebagai bagian dari upaya modernisasi dan digitalisasi sistem administrasi di lingkungan pendidikan.
Dwi Teguh Efendi, S.IP., M.AP., yang menggagas program ini, menjelaskan bahwa SIMPAN hadir sebagai solusi atas tantangan pengelolaan arsip yang selama ini dilakukan secara manual. “Dengan SIMPAN, dokumen penting bisa diakses dengan cepat dan mudah, kapan saja dibutuhkan, serta tersimpan dengan rapi dalam jangka waktu panjang,” ujar Dwi Teguh saat peluncuran sistem di Batulicin, Kamis (10/10/2024).
Setiap tahun, Dinas Pendidikan Tanah Bumbu menghasilkan lebih dari 20 ribu surat. Sebelumnya, pengelolaan arsip dilakukan secara manual, yang sering kali menyebabkan penumpukan dokumen dan memperlambat proses pencarian. Dwi menegaskan, digitalisasi ini tidak hanya mempermudah akses, tetapi juga memastikan dokumen tersimpan secara aman dan terstruktur berdasarkan klasifikasi dan waktu sesuai standar ASN.
“Inovasi ini juga meningkatkan aksesibilitas. Jika petugas arsip sedang tidak di tempat, dokumen tetap dapat diakses secara online tanpa hambatan,” tambahnya. Ia juga mengungkapkan, sistem SIMPAN akan mulai menyimpan arsip dari tahun 2024, dengan kemungkinan memperluas cakupan arsip dari tahun-tahun sebelumnya jika kapasitas memungkinkan.
Dengan hadirnya SIMPAN, Dinas Pendidikan berharap pengelolaan dokumen akan semakin efisien dan mendukung kelancaran kerja seluruh pegawai, mengatasi masalah keterlambatan dan risiko kehilangan arsip yang selama ini dihadapi.
“Kami optimis, langkah ini akan membawa perubahan positif dalam tata kelola arsip, menjadikan sistem administrasi lebih modern dan efektif,” pungkas Dwi Teguh.
SIMPAN juga menjadi salah satu syarat dalam mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administrasi Angkatan IV Tahun 2024 di Bandung, mempertegas komitmen Dinas Pendidikan Tanah Bumbu dalam peningkatan kualitas layanan publik melalui inovasi teknologi.(Panny/Team)
